merencanakan penyelesaian pekerjaan dengan mempertimbangkan keterbatasan waktu dan sumber daya

contoh makalah

MERENCANAKAN PENYELESAIAN PEKERJAAN DENGAN MEMPERTMBANGKAN KETERBATASAN WAKTU DAN SUMBER DAYA

1. PEMBERIAN TUGAS KERJA (JOB DESCRIPTION)

Pentingnya definisi teoritis Job Description adalah Uraian singakt tentang tugas kondisi pekerjaan serta tuntutan yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi.

Job Description itu sangat berguna baik bagi perusahaan maupun karyawannya. Job Decription yang benar yaitu sesuai dengan kenyataan biasaanya dapat digunakan oleh perusahaan untuk pengembangan bisnis.

Selain itu perusahaan mempunyai pijakan dalam mencari calin karyawan yang biasanya memiliki isi spesifikasi personal dari Job Description yaitu berisi tuntutan pendidikan, pengetahuan, ketrampilan dan lamanya pengalaman kerja.

MANFAAT UNTUK KARYAWAN/ UNIT KERJA

Manfaat untuk karyawan yaitu supaya seorang karyawan dapat mengetahui batas wewenang agar tidak tumpang tindih dengan rekannya.

Manfaat Job Description bagi karyawan antara lain:

1. Untuk mengetahui tugas utama dan tugas tambahan yang perlu dilakukan.
2. Karyawan memperoleh gambaran nyata tentang output kerjanya sendiri/melihat prestasi yang di capai
3. Karyawan yang baru menjabat suatu posisi., Job Description yang lengkap akan memuat alur koordinasi dan stuktur pembagian wewenang, alat keja yang boleh digunakan dan lokasi kerja sama.

Cara Ideal untuk menentukan Job Description

-         Perusahaan perlu mengadakan proses analisa jabatan

-         Bahkan jika perlu mengundang konsultan ekternal untuk membantu menentukan Job Description  yang baik

-         Melalui interview kepada segenap karyawan untuk melihat beban kerja yang actual

-         Perluasan kerja meliputi pemberian porsi tugas secara mendatar

Contoh: Seorang operator mesin yang semula menangani satu aktifitas proses kemudian memperoleh tugas tambahan menangani mesin untuk aktifitas proses selanjutnya.

2. PEMBAGIAN TUGAS KERJA INDUVIDU DAN KELOMPOK

Bekerja atau belajar bersama adalah suatu proses kelompok yang di dukung oleh anggota kelompok dimana saling berketergantungan satu dengan yang lainnya untuk mencapao tujuan yang disepakati. Ruang kelas adalah tempat untuk membangun kemahiran kelompok,

Tujuan Bekerja/ Belajar bersama dalam pergaulan antar anggota kelompok:

1. Membangun dan memberikan pendapat untuk suatu tujuan yang sehat
2. Menambah pengertian tentang suattu masalah : pertanyaan wawasan dan penyelesaian
3. Menanggapi dan bekerja untuk mengerti pertanyaan yang lain wawasan dan penyelesaian
4. Bertanggung jawab terhadap yang lain dan mereka bertanggung jawab terhadap anda
5. Tergantungsatu dengan yang lain dan mereka tergantung pada anda.

Cara membentuk kelompok belajar yang baik

1. Kegiatan kelompok dimulai dengan latihan dan proses pengertian kelompok
2. Satu kelompok terdiri dari 3 sampai 5 orang
3. Ada mengajar (tutor) dalam tugas kelompok
4. Keragaman tingkat kemahiran latar belakang dan pengalaman
5. Kesepakatan setiap anggota untuk mencapai tujuan dapat di tentukan dan dimengerti oleh kelompok
6. Membagi prinsip – prinsip tanggung jawab ditentukan dan disetujui oleh setiap kelompok

3. PERENCANAAN KERJA BERDASARKAN SKALA PRIORITAS

Bekerja professional adalah kemampuan mengatur waktu sedemikian rupa sehingga semua pekerjaan terselesaikan dengan baik dan tepat waktu / efektif . kiat – kiat bekerja secara professional sesuai sekala prioritas

1. Make Lis to do
2. Menentukan skala prioritas
3. Jadwalkan setiap sub pekerjaan ke dalam agenda anda
4. Lakukan dengan disiplin agenda kerja anda
5. Be 100% focus
6. Work Hardly Tke a rest for a minute
7. Make reward and punish ment sytem

-         Kesuksesan seorang staf yang berprofesional yang mempunyai syarat mendasar antara lain:

-         Latar belakang intelektual ( Tidak hanya dari segi pendidikan formal )

-         Tendesi untuk mewujudkan hari ini lebih baik dari hari pada kemaren

-         Motivasi

-         Semangat

-         Inisiatif

-         Komitemen

-         Keterlibatan langsung dengan pekerjaan dan yang terpenting antusiase kunci sukses seorang professional adalah menyukai sekaligus menikmati apa yang di kerjakan

4. PENYESUIAAN TEKNOLOGI DALAM PELAKSANAAN TUGAS KERJA ORGANISASI

Otomatisasi kantor membantu fasilitas komunikasi formal dan informasi antar karyawan didalam dan diluar organisasi serta untuk melayani manajer professional sebagai user.

Tujuan utama dari pengunaan Otomatasasi kantor::

1.   Menaikkan produktifitas tugas sekretaris di karyawan administrasi

1. Meningkatan penggunaan surat menyurat kedalam (Ingoing Corres pondece)
2. Meningkatkan penggunaan surat menyurat luar (Out Going Correspodense)
3. Media dalam pemecahan masalah
4. Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik.

-         Teknologi informasi di pandang dari 2 dimensi

-         Tekonologi otomatis dan manual

-         Pekerjaan dan karyawan di tinjau dari segi kompetensinya

-         Motif watak, konsep diri, pengetahuan dan ketrampilan

Example:

Hasil sebuah study di lakukan PT 2 yang bergerak jasa pelayanan jalan tol memberikan kesimpulan:

1. Tuntutan kompetensi pekerjaan dalam lingkungan teknologi otomatis dan manual berbeda.
2. Komptensi yang diberikan dalam lingkungan teknologi  otomatis dan manual berbeda
3. Kompetenis karyawan yang diberikan dalam kedua lingkungan teknologi lebih besar dari pada yang di tutut pekerjaan .

Jika di biarkan akan menyebabkan :

-         Potensi karyawan mudah dimanfaat kan secara maksimal

-         Karyawan menjadi cepat (jenuh / bosan )

-         Karyawan perlu di upayakan konsep kerjanya agar potensi karyawan ini dapat di salurkan untuk program perbaikan berkelanjutan

-         Otomasi mengubah kebutuhan kualifikasi karyawan dari kualifikasi  yang bersifat khusus generik

-         Konsep desain kerja berkembang dari criteria (teknologi basel walk desain ) ke arah kanan based walk desaing untuk mencapai sinegri antara manusia dan mesin