“MERENCANAKAN
PENYELESAIAN PEKERJAAN DENGAN MEMPERTMBANGKAN KETERBATASAN WAKTU DAN SUMBER
DAYA”
MERENCANAKAN
PENYELESAIAN PEKERJAAN DENGAN MEMPERTMBANGKAN KETERBATASAN WAKTU DAN SUMBER
DAYA
- PEMBERIAN TUGAS KERJA (JOB DESCRIPTION)
Pentingnya definisi teoritis Job
Description adalah Uraian singakt tentang tugas kondisi pekerjaan serta
tuntutan yang diperlukan ketika menjabat suatu posisi.
Job Description itu sangat berguna
baik bagi perusahaan maupun karyawannya. Job Decription yang benar yaitu sesuai
dengan kenyataan biasaanya dapat digunakan oleh perusahaan untuk pengembangan
bisnis.
Selain itu perusahaan mempunyai
pijakan dalam mencari calin karyawan yang biasanya memiliki isi spesifikasi
personal dari Job Description yaitu berisi tuntutan pendidikan, pengetahuan,
ketrampilan dan lamanya pengalaman kerja.
MANFAAT UNTUK KARYAWAN/ UNIT KERJA
Manfaat untuk karyawan yaitu supaya
seorang karyawan dapat mengetahui batas wewenang agar tidak tumpang tindih
dengan rekannya.
Manfaat Job Description bagi
karyawan antara lain:
- Untuk mengetahui tugas utama dan tugas tambahan yang perlu dilakukan.
- Karyawan memperoleh gambaran nyata tentang output kerjanya sendiri/melihat prestasi yang di capai
- Karyawan yang baru menjabat suatu posisi., Job Description yang lengkap akan memuat alur koordinasi dan stuktur pembagian wewenang, alat keja yang boleh digunakan dan lokasi kerja sama.
Cara Ideal untuk menentukan Job
Description
-
Perusahaan perlu mengadakan proses analisa jabatan
-
Bahkan jika perlu mengundang konsultan ekternal untuk membantu menentukan Job
Description yang baik
-
Melalui interview kepada segenap karyawan untuk melihat beban kerja yang actual
-
Perluasan kerja meliputi pemberian porsi tugas secara mendatar
Contoh: Seorang operator mesin yang
semula menangani satu aktifitas proses kemudian memperoleh tugas tambahan
menangani mesin untuk aktifitas proses selanjutnya.
- PEMBAGIAN TUGAS KERJA INDUVIDU DAN KELOMPOK
Bekerja atau belajar bersama adalah
suatu proses kelompok yang di dukung oleh anggota kelompok dimana saling
berketergantungan satu dengan yang lainnya untuk mencapao tujuan yang
disepakati. Ruang kelas adalah tempat untuk membangun kemahiran kelompok,
Tujuan Bekerja/ Belajar bersama
dalam pergaulan antar anggota kelompok:
- Membangun dan memberikan pendapat untuk suatu tujuan yang sehat
- Menambah pengertian tentang suattu masalah : pertanyaan wawasan dan penyelesaian
- Menanggapi dan bekerja untuk mengerti pertanyaan yang lain wawasan dan penyelesaian
- Bertanggung jawab terhadap yang lain dan mereka bertanggung jawab terhadap anda
- Tergantungsatu dengan yang lain dan mereka tergantung pada anda.
Cara membentuk kelompok belajar yang
baik
- Kegiatan kelompok dimulai dengan latihan dan proses pengertian kelompok
- Satu kelompok terdiri dari 3 sampai 5 orang
- Ada mengajar (tutor) dalam tugas kelompok
- Keragaman tingkat kemahiran latar belakang dan pengalaman
- Kesepakatan setiap anggota untuk mencapai tujuan dapat di tentukan dan dimengerti oleh kelompok
- Membagi prinsip – prinsip tanggung jawab ditentukan dan disetujui oleh setiap kelompok
- PERENCANAAN KERJA BERDASARKAN SKALA PRIORITAS
Bekerja professional adalah
kemampuan mengatur waktu sedemikian rupa sehingga semua pekerjaan terselesaikan
dengan baik dan tepat waktu / efektif . kiat – kiat bekerja secara professional
sesuai sekala prioritas
- Make Lis to do
- Menentukan skala prioritas
- Jadwalkan setiap sub pekerjaan ke dalam agenda anda
- Lakukan dengan disiplin agenda kerja anda
- Be 100% focus
- Work Hardly Tke a rest for a minute
- Make reward and punish ment sytem
-
Kesuksesan seorang staf yang berprofesional yang mempunyai syarat mendasar
antara lain:
-
Latar belakang intelektual ( Tidak hanya dari segi pendidikan formal )
-
Tendesi untuk mewujudkan hari ini lebih baik dari hari pada kemaren
-
Motivasi
-
Semangat
-
Inisiatif
-
Komitemen
-
Keterlibatan langsung dengan pekerjaan dan yang terpenting antusiase kunci
sukses seorang professional adalah menyukai sekaligus menikmati apa yang di
kerjakan
- PENYESUIAAN TEKNOLOGI DALAM PELAKSANAAN TUGAS KERJA ORGANISASI
Otomatisasi kantor membantu
fasilitas komunikasi formal dan informasi antar karyawan didalam dan diluar
organisasi serta untuk melayani manajer professional sebagai user.
Tujuan utama dari pengunaan
Otomatasasi kantor::
1. Menaikkan
produktifitas tugas sekretaris di karyawan administrasi
- Meningkatan penggunaan surat menyurat kedalam (Ingoing Corres pondece)
- Meningkatkan penggunaan surat menyurat luar (Out Going Correspodense)
- Media dalam pemecahan masalah
- Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik.
-
Teknologi informasi di pandang dari 2 dimensi
-
Tekonologi otomatis dan manual
-
Pekerjaan dan karyawan di tinjau dari segi kompetensinya
-
Motif watak, konsep diri, pengetahuan dan ketrampilan
Example:
Hasil sebuah study di lakukan PT 2
yang bergerak jasa pelayanan jalan tol memberikan kesimpulan:
- Tuntutan kompetensi pekerjaan dalam lingkungan teknologi otomatis dan manual berbeda.
- Komptensi yang diberikan dalam lingkungan teknologi otomatis dan manual berbeda
- Kompetenis karyawan yang diberikan dalam kedua lingkungan teknologi lebih besar dari pada yang di tutut pekerjaan .
Jika di biarkan akan menyebabkan :
-
Potensi karyawan mudah dimanfaat kan secara maksimal
-
Karyawan menjadi cepat (jenuh / bosan )
-
Karyawan perlu di upayakan konsep kerjanya agar potensi karyawan ini dapat di
salurkan untuk program perbaikan berkelanjutan
-
Otomasi mengubah kebutuhan kualifikasi karyawan dari kualifikasi yang
bersifat khusus generik
-
Konsep desain kerja berkembang dari criteria (teknologi basel walk desain ) ke
arah kanan based walk desaing untuk mencapai sinegri antara manusia dan mesin